「知識ゼロ」から挑み、AIの活用で業務を大幅短縮！ 現場の心臓部とも言える工程コスト課で挑戦を続け、社長賞を受賞

星野 美月さん
2020年４月入社/工程コスト管理課/熊本県出身

学生時代は歴史を専攻し、当初、就活には消極的だった星野。しかし、リブワークの「挑戦」の姿勢に惹かれてエントリーを決意。一度は不採用通知を受け取るも、その後の真摯な対応から再面接のチャンスを掴み入社した。現在は工程コスト管理課で、他部署との連携やAIを用いた業務効率化を目指したシステム開発に尽力している。

事務作業だけではない。大切なのは“連携”と“コミュニケーション”

一組のお客さまの「理想の家」を形にするため、リブワークでは多くのプロフェッショナルがバトンをつないでいる。お客さまと直接向き合う営業をはじめ、コーディネーターや設計、現場で職人たちを束ねる現場監督。それらすべての工程と予算を把握し、円滑に回すための心臓部とも言える部署がある。それが工程コスト管理課だ。

「一般的なハウスメーカーだと、現場監督が工程や現場の管理、さらには発注業務までを一貫して担当することが多いんです。ですが、リブワークでは分業制を採用しており、現場監督が担う業務の一部、例えば発注業務や工程・コストの管理などを私たち工程コスト管理課が引き受けています」。そう語るのは、同課で受発注業務をメインに担当する星野。

彼女たちの業務は受発注にとどまらない。コーディネーターの事務作業の一部である予算の積算業務、さらには住宅が完成するまでに必須となる第三者機関（検査機関）とのやり取りなども担っている。
「工程コスト管理課は事務作業が多い部署ではありますが、ただパソコンに向かって黙々と作業をするだけの仕事ではありません。他部署との連携が非常に大切な部署なんです」。

工程コスト管理課では、属人化を防ぐためにメンバー同士で定期的に担当業務をローテーションしている。「違う業務に回ると、またイチからその仕事を覚え直さなければいけないので、最初は本当に大変です。でもその分、幅広い業務を理解できます。それぞれの業務で苦労するポイントは違いますが、業者さんとの交渉事など、先輩やメンバーの立ち回りが本当に上手で、日々尊敬の念を抱きながら働いています」。

1棟の家を建てるために、社内外のあらゆる人々が関わる。特に決算時期などの繁忙期には、取り扱う物件数が跳ね上がり、現場は慌ただしさを増す。情報が行き交う中で、伝達漏れは致命的なミスにつながりかねない。

「だからこそ、業者さんから受けた電話の内容などは、どんなに忙しくても絶対に他部署へ漏れなく共有することを心がけています。マルチタスクをこなしながら、間に入って調整し、時には交渉も行う。コミュニケーション能力と段取りの良さが問われる、とてもアクティブな『事務職』なんです」。

AIを駆使し「残業ゼロ」を目指す

現在、星野は通常の受発注業務に加え、社内の業務効率化を図るための「システム開発」にも熱を注いでいる。その強力な相棒が「AI（人工知能）」だ。リブワークではAIの業務活用に全社的に注力しており、各課の代表者がAI研修に参加してノウハウを学ぶ取り組みを行っている。星野も、その代表メンバーの一人として抜擢された。

「AIの開発なんて言うと、周囲からは『専門的ですごいね』『理系なの？』と言われるのですが、実は私、根っからの文系なんです。大学時代は歴史の研究室で中国史をメインに学んでいました（笑）。建築にもシステムにも無縁のところから入社して、AIに触れたのも研修に参加してから。正直、今でもシステムの裏側の複雑な仕組みはよく分かっていないんです」。
笑いながらそう語る星野だが、彼女の「とりあえずやってみる」という実行力は凄まじかった。

「日々の業務の中で、『この確認作業、もっと時間が短縮できないかな？』と思う課題を、そのままChatGPTに相談してみたんです。そうしたら具体的な解決策を教えてくれて、その通りに組んでみたら本当にできてしまって。今まで手作業で5分かかっていた作業が、わずか1分に短縮できたんです」。
　たかが4分の違いと侮るなかれ。扱う物件数が100件になれば、実に400分もの時間が削減される。しかも、AIに事前の学習をさせて確認作業を任せている間、星野自身は別の業務を同時進行で進めることができるようになった。AIだけでなく、業務のシステム化アプリも駆使しながら、彼女は半期でなんと18個もの業務効率化システムを開発した。1日で完成したものもあれば、構想から半年以上かけてじっくり練り上げたものもある。

業務改善を生み出し「社長賞」を受賞

もちろん、新しいシステムが最初からすんなり社内に受け入れられたわけではない。
「最初はなかなか浸透しない時期もありました。今まで慣れ親しんだやり方を変えるのは、誰だって少し抵抗がありますよね。だからこそ、システムを作るときは『初めての人が触っても抵抗がないこと』を一番大切にしています」と星野は語る。

システムの裏側には複雑なプログラムが走っているが、表の操作画面は極限までシンプルに削ぎ落とした。「これを入力して、このボタンを押すだけ」。誰もが迷わず使える設計にこだわった。
「使ってくれたメンバーが、『これ、すごく楽になったよ！』と喜んでくれて、その人がまた周囲の別の人に『これ便利だよ』と広めてくれたときは、言葉にできないほど嬉しかったです」。
　一つひとつの作業短縮は1、2分かもしれない。しかし「塵も積もれば山となる」という言葉の通り、その積み重ねは業務改善を生み出し、彼女はこの功績で社長賞を受賞した。今や彼女にとって、ChatGPTは「いないと仕事ができない」ほどの欠かせない相棒となっているという。

一度の不採用通知から始まった、リブワークへの道

今でこそAIを駆使して社内のキーパーソンとして活躍する星野だが、就職活動当初の彼女は、決して意識の高い学生ではなかったという。「当時の私は『自由な服装で、自由な自分を表せる形で働きたい』という思いが強くて。就活の枠に縛られるのが嫌で、卒業後はフリーターとしてバイトなどをして働ければいいかなと思っていました」。

しかし、一度くらいは就活を経験しておこうと思い立ち、重い腰を上げた。学生時代、大学生協で新入生向けのアパート紹介など一人暮らしの支援を行った経験が楽しかったため、受けるなら住宅業界と決めていた。
　そんな中、リブワークのホームページに掲げられていた「挑戦」という言葉にふと目が留まった。軽い気持ちで参加した会社説明会だったが、そこで社長の言葉を聞いた瞬間、彼女の価値観は大きく揺さぶられた。

「社長の話が、とにかく胸に刺さったんです。新事業の話や、他の住宅メーカーではやっていない独自の取り組み。常に現状に満足せず、挑戦し続けている姿勢に圧倒されました。ここなら挑戦を通じてワクワクできる、自分自身が大きく成長できると確信しました。『絶対にこの社長のもとで働きたい』と強く思い、エントリーしたんです」。

面接終了後、後日届いたのは「不採用」を知らせるメールだった。
「本当に、本当に悔しかったです。目の前が真っ暗になりました」。通常であれば、ここで諦めて別の会社を探すだろう。しかし星野は違った。「落ちたとはいえ、自分のために面接の時間を割いてくださったことへのお礼だけは伝えたい」。その純粋な思いから、不採用メールに対して『面接のお時間をいただき、ありがとうございました』と感謝を綴った返信を送ったのだ。

すると数日後、思いがけない連絡が舞い込んだ。
「もう一度、面接を受けてみませんか？」
不合格からの、まさかの逆転劇。最初こそ「本当かな？」と半信半疑だったが、学生時代にお世話になった人に相談すると「こんな機会は滅多にないから、絶対に受けたほうがいい」と背中を押された。
　「再度面接をしていただき、無事に採用されることになりました。私の経歴やスキルではなく、お礼のメールという小さな行動から『私という人間そのもの』を見てくださった。それが何よりも嬉しかったですし、今でもこの会社への深い愛着につながっています」。

「残業ゼロ」の先にある、仲間の笑顔を信じて

一度は閉ざされた扉を、自らの誠実な人柄でこじ開けた星野。彼女に今後の目標を聞くと、迷いのないまっすぐな答えが返ってきた。
「今ある業務をそつなくこなすことは大前提として、その業務の中で『一つずつ効率化できるシステム』を作り続けていきたいです。それが工程コスト管理課の業績として認められ、会社全体の貢献につながれば最高ですね」。

彼女の原動力は、自身の評価だけではない。その根底にあるのは、共に働く「仲間」への深い愛情だ。
「私が目指しているのは、業務を短縮して『残業をゼロ』にすることなんです。今、うちの部署には産休や育休でお休みをしているメンバーがたくさんいます。その方々が職場に復帰されたとき、『えっ、この作業がこんなに短縮されてるの！？』と驚いてもらいたい。そして残業をゼロにすることで、仕事と家庭を両立し、お子さんやご家族との時間をたっぷりと取れるような環境を作って待っていたいんです」。自らが開発したシステムが、誰かのゆとりになり、家族の笑顔につながる。だからこそ星野は、1分の業務時間短縮に向け力を注ぐ。

「塵も積もれば山となる」―。最初は歴史好きの文系女子だった。一度は不採用通知も受けた。しかし、日々の小さな努力と感謝を積み重ねた彼女は今後も、仲間のために、会社のために挑戦を続けていく。